ODTÜ · Güneş Enerjisi Uygulama ve Araştırma Merkezi

KVKK

ODTÜ – GÜNAM KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA AYDINLATMA METNİ

Bu aydınlatma metni, Orta Doğu Teknik Üniversitesi Güneş Enerjisi Uygulama ve Araştırma Merkezi (ODTÜ-GÜNAM) (“Merkez” veya “ODTÜ-GÜNAM”) tarafından, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında, veri sorumlusu sıfatıyla hazırlanmıştır.

Bu metin ile Merkezimize ilettiğiniz kişisel verilerin hangi amaçlarla işlendiği, hangi hukuki sebeplere dayandığı, kimlere ve hangi amaçlarla aktarılabileceği, hangi yöntemlerle toplandığı ve KVKK kapsamındaki haklarınız konusunda sizleri bilgilendirmeyi amaçlamaktayız.

1. İşlenen Kişisel Verileriniz

Hizmet talebi formu aracılığıyla Merkezimize ilettiğiniz aşağıdaki kişisel verileriniz işlenmektedir:

Kimlik Bilgisi: Ad ve soyad.

İletişim Bilgisi: Telefon numarası ve e-posta adresi.

Mesleki / Kurumsal Bilgi: Kurum veya firma bilgisi.

Talep Bilgisi: Talep edilen hizmet, hizmet talebinizin ayrıntıları, ilettiğiniz açıklamalar ve talebin değerlendirilmesi için tarafınızca paylaşılan diğer bilgiler.

İşlem Güvenliği ve Kayıt Bilgileri: Hizmet talebi formunun gönderilmesine ilişkin sistem kayıtları, tarih-saat bilgileri ve talep sürecinin yürütülmesi kapsamında oluşan kayıtlar.

2. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

  1. Hizmet talebinizin alınması, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması,

  2. Talep ettiğiniz test, analiz, karakterizasyon, teknik hizmet veya laboratuvar hizmetine ilişkin ön değerlendirme yapılması,

  3. Talebiniz hakkında sizinle iletişime geçilmesi,

  4. Talep edilen hizmetin Merkezimizin teknik altyapısı, personel yetkinliği, cihaz uygunluğu, kapsamı, takvimi ve uygulanabilir standartlar bakımından değerlendirilebilmesi,

  5. Gerekli hallerde teklif, teknik değerlendirme, hizmet planlaması, numune kabulü, raporlama veya hizmet sözleşmesi süreçlerinin yürütülmesi,

  6. Hizmet taleplerine ilişkin kayıtların tutulması, süreçlerin izlenmesi ve kalite yönetim sistemi kapsamında değerlendirilmesi,

  7. Hukuki, idari, mali ve teknik yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

  8. Talep, şikâyet, itiraz veya uyuşmazlıkların değerlendirilmesi,

  9. Bilgi güvenliği, veri güvenliği, kayıt yönetimi ve iş sürekliliği süreçlerinin yürütülmesi.

3. Kişisel Verilerinizin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. maddesi kapsamında aşağıdaki hukuki sebeplere dayalı olarak işlenmektedir:

  1. Hizmet talebinizin değerlendirilmesi, teklif veya hizmet sürecinin yürütülmesi ve tarafınızla iletişim kurulması bakımından, KVKK m.5/2-c uyarınca “bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması”,

  2. Merkezin hizmet taleplerini değerlendirmesi, süreç kayıtlarını tutması, talep ve iletişim yönetimini sağlaması bakımından, KVKK m.5/2-f uyarınca “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması”,

  3. Hukuki, mali, idari veya mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi gereken hallerde, KVKK m.5/2-ç uyarınca “veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması”,

  4. Olası talep, itiraz, şikâyet veya uyuşmazlıkların değerlendirilmesi gereken hallerde, KVKK m.5/2-e uyarınca “bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması”.

4. Kişisel Verilerinizin Aktarılması

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçlarla ve KVKK’da öngörülen şartlara uygun olarak, gerekli ve sınırlı olmak kaydıyla aşağıdaki kişi, kurum ve kuruluşlarla paylaşılabilir:

  1. Merkez içinde hizmet talebinin değerlendirilmesi ve yürütülmesinden sorumlu ilgili birimler, laboratuvarlar ve yetkilendirilmiş çalışanlar,

  2. Hizmetin yürütülmesi için gerekli olması halinde teknik destek, bilişim altyapısı, yazılım, sunucu, e-posta, bakım-onarım, kalibrasyon, dış laboratuvar veya benzeri hizmet alınan tedarikçiler,

  3. Mevzuat gereği talep edilmesi veya zorunlu olması halinde yetkili kamu kurum ve kuruluşları, idari ve adli merciler,

  4. Hizmet talebinin niteliğine göre gerekli olması halinde, yalnızca talebin değerlendirilmesi veya hizmet sürecinin yürütülmesi amacıyla sınırlı olmak üzere proje ortakları, teknik iş birliği yapılan kurumlar veya ilgili dış paydaşlar.

  5. Kişisel verileriniz, hizmet talebinizin değerlendirilmesi ve yürütülmesi için gerekli olmayan üçüncü kişilerle paylaşılmaz.

5. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz; ODTÜ-GÜNAM web sitesinde yer alan hizmet talebi formu, elektronik posta, telefon görüşmeleri, yazılı başvurular, çevrim içi iletişim kanalları ve hizmet talebinizin değerlendirilmesi sırasında oluşan kayıtlar aracılığıyla sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanmaktadır.

6. Kişisel Verilerinizin Saklanması ve Güvenliği

Merkezimiz, veri sorumlusu sıfatıyla işlenen kişisel verilerin güvenliğine önem vermektedir. Kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek, kişisel verilerin muhafazasını sağlamak ve veri güvenliğini temin etmek amacıyla gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

Kişisel verileriniz, işleme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri kapsamında muhafaza edilir. İşleme amacının ve saklama yükümlülüklerinin ortadan kalkması halinde kişisel verileriniz ilgili mevzuata uygun şekilde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

7. KVKK Kapsamındaki Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında, Merkezimize başvurarak;

  1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

  2. Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

  3. Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

  4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

  5. Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,

  6. KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

  7. Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

  8. İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

  9. Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

8. Başvuru Yöntemi

İlgili kişinin haklarını düzenleyen KVKK Madde 11’de yer alan haklarınızı kullanmak istediğinizde mukim olduğumuz ODTÜ Yerleşkesi Üniversiteler Mahallesi Dumlupınar Bulvarı No: 1 06800 Çankaya Ankara Türkiye adresine veya sistemimizde kayıtlı e-postanız olması halinde kvkk@odtugunam.org elektronik posta adresine Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak başvurabilirsiniz.